إجراء بسيط للموافقة على منشورات وسائل التواصل الاجتماعي

معظم الأعمال الصغيرة ليس لديها إجراء رسمي للموافقة على منشورات وسائل التواصل الاجتماعي. يكتب أحدهم المنشور، وربما يعرضه على المالك على هاتفه، ثم يُنشر. ويسير الأمر على ما يرام إلى أن يأتي يوم يُنشر فيه منشور بسعر خاطئ، أو خطأ إملائي في العنوان، أو عرض انتهى الأسبوع الماضي.

لا يلزم أن يكون إجراء الموافقة بطيئًا أو بيروقراطيًا. فالإجراء الجيد يستغرق دقائق، ويلتقط الأخطاء المهمة، ويعني ألا يتساءل أحد إن كان المنشور قد رُوجع. إليك نسخة بسيطة يمكنك إعدادها هذا الأسبوع.

لماذا نهتم بالموافقات؟

• الأخطاء علنية ودائمة. لقطات الشاشة تعيش أطول من المنشورات المحذوفة.
• الأسعار والتواريخ والعروض تتغير. ومن يكتب المنشور ليس دائمًا من يعرف ما الذي تغيّر.
• أسلوب العلامة ينحرف. دون نظرة ثانية، يكتب كل شخص بطريقة مختلفة قليلًا.
• العملاء يتوقعونها. إن كنت وكالة، فالعميل الذي وافق على المنشور لن يتفاجأ به.
• توزّع العبء. حين يوجد إجراء واضح، لا يضطر المالك إلى مراجعة كل شيء بنفسه.

الخطوة 1: حدّد الأدوار

اكتفِ بثلاثة أدوار، حتى لو شغل شخص واحد دورين منها.

• المُعِدّ. يكتب المنشور ويختار الصورة ويحدد الوقت.
• المراجِع (اختياري). يتحقق من الحقائق والإملاء والنبرة. ويمكن تجاوز هذا الدور في الفرق الصغيرة جدًا.
• صاحب الموافقة. له القرار النهائي. والأفضل صاحب موافقة واحد لكل مجال: مثلًا المالك للعروض والأسعار، والمدير للمنشورات اليومية.

دوّن هذه الأسماء. فعبارة «من يكون موجودًا» لا تصنع صاحب موافقة.

الخطوة 2: حدّد ما يحتاج إلى موافقة

لا يحتاج كل شيء إلى المستوى نفسه من المراجعة. إليك تقسيمًا بسيطًا:

• يحتاج دائمًا إلى موافقة: المنشورات التي تذكر أسعارًا أو عروضًا أو تواريخ أو مسابقات أو شركاء، وأي شيء قانوني أو طبي، والردود على الشكاوى، وكل ما يُنفق مالًا، مثل المنشورات المموّلة أو الإعلانات.
• تكفي موافقة شخص واحد: المنشورات اليومية، ومحتوى ما وراء الكواليس، وإعادة نشر صور العملاء (بإذنهم).
• يمكن نشره دون موافقة: الردود القصيرة الودودة على التعليقات الإيجابية، إن كنتم قد اتفقتم على النبرة مسبقًا.

دوّن هذه القائمة أيضًا؛ فهي توفّر عليك رسائل كثيرة من نوع «هل يحتاج هذا إلى مراجعة؟».

الخطوة 3: استخدم قائمة تحقق واحدة

أعطِ أصحاب الموافقة قائمة التحقق القصيرة نفسها في كل مرة. على سبيل المثال:

1. الحقائق: هل الأسعار والتواريخ والأوقات والأماكن والأسماء صحيحة؟
2. شروط العرض: إن كان هناك عرض، فهل شروطه واضحة وصحيحة؟ وهل اتُّفق عليه فعلًا؟
3. الإملاء والقواعد: خصوصًا في السطر الأول وأي نص على الصورة.
4. الروابط: هل يعمل كل رابط ويقود إلى الصفحة الصحيحة؟
5. أسلوب العلامة: هل يبدو المنشور مثلنا؟
6. حقوق الصور: هل نملك الصورة أو لدينا إذن باستخدامها؟ وهل يوافق الأشخاص الظاهرون فيها على نشرها؟
7. ملاءمة الشبكة: هل نص المنشور ضمن حد الطول في الشبكة؟ وهل تناسب الصورة التنسيق؟
8. الإشارات والوسوم: هل أُشير إلى الحسابات الصحيحة، دون الإشارة إلى من لا ينبغي؟
9. التوقيت: هل هذا هو اليوم والوقت المناسبان؟ وهل في الأخبار ما يجعل هذا المنشور فكرة سيئة اليوم؟

تسعة أسئلة تبدو كثيرة، لكن معظمها يستغرق ثانية واحدة.

الخطوة 4: حدّد مهلة للرد

أكثر ما يُفشل إجراءات الموافقة أن تظل المنشورات معلّقة. اتفقوا على مهلة، مثل الموافقة خلال يوم عمل واحد، وخطّطوا للمنشورات مبكرًا بما يكفي لاستيعابها. أما المنشورات العاجلة (عرض خاطف، أو تحديث في اليوم نفسه) فينبغي وسمها بأنها عاجلة حتى يعرف صاحب الموافقة ذلك.

الخطوة 5: حدّد عدد الجولات

الأخذ والرد الذي لا ينتهي يضيّع وقت الجميع. اتفقوا على أن تكون الملاحظات محددة («غيّر السعر إلى 250، واحذف الوسم الثاني»)، واسعَوا إلى ألا تتجاوز جولتين. وإذا احتاج منشور إلى جولة ثالثة، فمحادثة لدقيقتين تكون في الغالب أسرع.

الخطوة 6: اجمع كل شيء في مكان واحد

الموافقات المتفرقة بين محادثات WhatsApp والبريد الإلكتروني والتعليقات على المستندات المشتركة تضيع. وأيًّا كانت الأداة التي تستخدمها، ينبغي أن تُظهر:

• كل ما ينتظر الموافقة، في قائمة واحدة.
• المنشور تمامًا كما سيظهر، بصورته ونصه ووقته.
• من وافق عليه ومتى.

وهذه النقطة الأخيرة أهم مما تبدو. فحين يُطرح سؤال لاحقًا («من وافق على هذا الخصم؟»)، يوفّر السجل عليك جدالًا.

الخطوة 7: خطّط لحالات الطوارئ

أحيانًا يجب حذف منشور أو نشره بسرعة: إغلاق بسبب الطقس، أو فعالية نفدت تذاكرها، أو خطأ اكتشفه أحدهم. حدّدوا مسبقًا من يمكنه التصرف دون الموافقة المعتادة، وما الذي عليه فعله بعد ذلك (مثل إبلاغ المالك وتدوين ما حدث).

الموافقات للوكالات وعملائها

إن كنت تدير وسائل التواصل الاجتماعي لعملاء، فأضف طبقة أخرى: موافقة العميل. إليك بعض النصائح:

• أرسل إلى العملاء دفعة للمراجعة، مثل منشورات أسبوع، بدلًا من منشور واحد في كل مرة.
• سهّل الأمر: رابط يمكنهم فيه الموافقة أو طلب تعديلات أفضل من ملف مرفق.
• اتفقوا على ما يحدث إن لم يرد العميل قبل الموعد النهائي. فالصمت لا ينبغي أن يُعدّ موافقة في العروض أو الأسعار.

كيف يتعامل Wirk مع ذلك

في Wirk، الموافقات جزء أساسي من التطبيق لا إضافة لاحقة. فكل ما يُعدّه الذكاء الاصطناعي (المنشورات والردود والحملات الإعلانية وتغييرات الميزانية) ينتظر في الموافقات حتى يوافق عليه مسؤول مساحة العمل. ويمكن للمسؤولين تغيير النص، ونص المنشور لكل شبكة، والوقت قبل الموافقة، أو الرفض مباشرةً. ويُسجَّل كل قرار في سجل التدقيق.

ويمكن للوكالات إرسال رابط مراجعة إلى العملاء، يوافق فيه العميل أو يطلب تعديلات دون الحاجة إلى حساب، وتنتهي صلاحية الرابط أو يمكن إلغاؤه. ويمكن للمسؤولين أيضًا الموافقة من تطبيق محادثة مثل Slack أو WhatsApp، وهذا يساعد على الالتزام بمهلة يوم العمل الواحد.

ابدأ صغيرًا

لست بحاجة إلى كل هذا من اليوم الأول. ابدأ بثلاثة أمور: سمِّ صاحب الموافقة، واكتب قائمة «يحتاج دائمًا إلى موافقة»، واجمع كل ما ينتظر في مكان واحد. ثم أضف قائمة التحقق ومهلة الرد بعد أن تستقر الأساسيات. وخلال شهر ستصبح الموافقات جزءًا طبيعيًا من النشر، وستصبح المنشورات ذات الأسعار الخاطئة من الماضي.